Yugtest

1. О б щ и е     п о л о ж е н и я

1.1 Надзорный аудит за сертифицированной системой менеджмента (управления) предприятия-заявителя на протяжении всего срока действия сертификата осуществляет ОС или, на основании соответствующих соглашений, другие организации, в том числе территориальные органы Госпотребстандарта Украины.

Надзорные аудиты – это аудиты на месте, но не обязательно полные аудиты системы. Они планируются вместе с остальной деятельностью по надзору таким образом, чтобы ОС был в состоянии поддерживать доверие, что сертифицированная система управления продолжает соответствовать требованиям в промежутке между ресертификационными аудитами. Программа надзорных аудитов включает:

  • внутренние аудиты и анализирование руководством;
  • проверку действий, принятых по результатам несоответствий, обнаруженных во время предыдущего аудита;
  • рассмотрение жалоб;
  • результативность системы управления по достижению целей сертифицированного заказника;
  • прогресс запланированных действий, направленных на постоянное улучшение;
  • постоянный оперативный контроль;
  • проверка каких-либо изменений;
  • использование знаков и/или любых других ссылок на сертификацию.

1.2 Надзорный аудит проводится с целью:

  • обеспечения постоянного соответствия системы управления требованиям нормативных документов;
  • подтверждение уверенности заинтересованных сторон в том, что сертифицированная система управления продолжает соответствовать указанным в сертификате требованиям;
  • проверки правильного использования сертификата на систему управления;
  • предупреждение возникновения условий, которые могут привести к выпуску продукции, которая не соответствует требованиям нормативной документации;
  • выявление причин несоответствий системы управления и продукции, установленных во время проведения надзорного аудита;
  • оценки выполнения предприятием корректирующих мероприятий;
  • выяснение причин рекламаций, поступивших в адрес предприятия.

1.3 При надзорном аудите за сертифицированной системой управления осуществляется объективный анализ результативности функционирования системы управления, который проводится с целью:

  • определение того, соответствую ли элементы системы установленным требованиям;
  • определение степени результативности внедренной системы управления касательно решения поставленных в сфере качества задач;
  • предоставление проверяемой организации возможности улучшения своей системы управления;
  • выполнение нормативных требований в соответствии со стандартом.

1.4 ОС разрабатывает Типовую программу надзорного аудита, в которой запланировано, что показательные участки и функции, охваченные сферой системы управления, будут регулярно отслеживаться и будут учитываться изменения сертифицированного заказчика и его системы управления. Для каждого очередного надзора разрабатывается конкретная Программа надзорного аудита.

Надзорные аудиты проводятся в соответствии с Типовой программой надзорного аудита по меньшей мере один раз в год. Дата первого аудита, после начальной сертификации, не должна превышать 12 месяцев с последнего дня аудита этапа 2.

1.5 Деятельность по проведению надзоров предусматривает аудиты на месте, что оценивает выполнение сертифицированной системы управления заказчика конкретных требований стандарта, на соответствие которому предоставлена сертификация. Другие действия по надзору могут включать:

  • запросы от органа по сертификации сертифицированному заказчику по аспектам сертификации;
  • пересмотр любого положения заказчика относительно его действия (например, рекламные материалы, веб-сайт);
  • запросы заказчику предоставить документы и записи (на бумажных или электронных носителях);
  • другие меры отслеживания работы сертифицированного заказчика.

1.6 Условия и периодичность проведения надзорного аудита обусловлены типовой программой технического надзора за сертифицированной системой управления.

1.7 Проведение надзорного аудита не снимает ответственности за выпуск несоответствующей продукцией/предоставления несоответствующей услуги с предприятия и его персонала и не является поводом для переноса такой ответственности на ОС и его персонал.
 
2  П о р я д о к   о с у щ е с т в л е н и я

2.1 Осуществление надзорного аудита ОС организовано таким образом:

  • работы по надзорному аудиту проводятся уполномоченным персоналом ОС. Для проведения каждой проверки назначается группа аудита. Одного из аудиторов группы назначают руководителем группы аудита;
  • организацию работ по надзорному аудиту осуществляет заместитель руководителя ОС;
  • планирование и координация работ по надзорному аудиту и ведение общей документации по надзорному аудиту в ОС осуществляем менеджер по качеству.

2.2 Общий контроль за проведением работ по надзорному аудиту совершает руководитель ОС.

2.3 Периодичность и сроки проведения надзорного аудита устанавливаются заместителем руководителя ОС, регламентируются Программой надзорного аудита, разработанной для каждого предприятия-заказчика.

Данные про термины проведения проверки по надзорному аудиту вносятся в План проведения надзорного аудита.

Если предприятие-заявитель по какой-либо причине хочет перенести термин проведения технического надзора, он должен отправить письмо в ОС с просьбой о переносе срока надзорного аудита.

Срок надзорного аудита может быть перенесен не более чем на 6 месяцев. Письмо от предприятия-заявителя должно храниться в деле по сертификации этого предприятия.

Основанием для проведения проверки является приказ директора ООО «ИСЦ «Югтест» о создании группы аудита для проведения надзорного аудита.

Предложения о составе группы аудита предоставляет заместитель руководителя ОС.

Руководитель группы аудита составляет программу аудита и сообщает предприятию о проведении надзорного аудита.

Надзорный аудит проводится по программе и методам, определенным руководителем группы аудита, и обязательно включает проведение вступительного и заключительного совещания.

2.4 Дело по надзорному аудиту должно содержать:

  • ответ о надзором аудите;
  • программу надзорного аудита;
  • приказ о проведении надзорного аудита;
  • протоколы несоответствий;
  • протокол вступительного и заключительного совещаний;
  • акт устранения несоответствий;
  • экспертное заключение.

2.5 По результатам надзорного аудита ОС может применять меры корректирующего воздействия путем приостановления или отмены действия сертификата соответствия в следующих случаях:

  • выявление несоответствия системы управления требованиям стандартов;
  • наличие обоснованных претензий потребителей данной продукции;
  • выявление неправильной ссылки на сертификацию;
  • выявление независимого использования информации о сертификации;
  • выявление нарушения правил или процедур, установленных органом по сертификации.

2.6 ОС поддерживает сертификацию, основываясь на демонстрации того, что заказчик продолжает удовлетворять требованиям стандарта системы управления. Он поддерживает сертификацию заказчика, основываясь на положительном заключении руководителя группы аудита без дальнейшей независимой проверки, при условии, что:

  • в случае любого несоответствия или другой ситуации, которая может привести к временной остановке или отмене сертификации, ОС имеет систему, которая требует, чтобы руководитель группы аудита сообщал органу по сертификации о необходимости инициировать проверку соответствующим компетентным персоналом, который не проводил аудит, чтоб определить, можно ли поддерживать сертификацию;
  • компетентный персонал органа по сертификации отслеживает деятельность по надзору, включая отслеживание отчетности его аудиторов, чтобы подтвердить, что деятельность по сертификации выполняется результативно.

В случае выявления критических несоответствий, руководитель группы аудита должен сообщить руководителю ОС (или его заместителю). Руководитель ОС, или заместитель руководителя ОС (тот, кто не принимал участие в надзорном аудите) путем анализа отчета проводит мониторинг деятельности по надзору чтоб подтвердить, что деятельность проведена результативно.

Результаты мониторинга отчетности по надзору за сертифицированными системами, чтоб подтвердить, что деятельность по сертификации выполняется результативно, регистрируется менеджером по качеству в Экспертном заключении по материалам работ по надзорному аудиту.

Решение о временном приостановлении действия сертификата на систему управления принимается в тех случаях, если в течении установленного срока принятия корректирующих действий, согласованных с органом по сертификации, предприятие-заявитель может устранить выявленные причины несоответствий и подтвердить это без повторного проведения надзорного аудита.

Ответственный исполнитель ОС, по поручению руководителя ОС, готовит письмо, которым оповещает предприятие-заказчика о временном приостановлении действия сертификата на систему управления.

2.7 В случае выполнения предприятием указанных выше условий в установленный срок орган по сертификации отменяет решение о временном приостановлении действия сертификата и сообщает об этом предприятию. В противном случае сертификат аннулируется.

2.8 Орган по сертификации аннулирует сертификат соответствия на систему управления в случаях:

  • если результаты надзорного аудита свидетельствуют о принципиальном несоответствии системы управления действующим требованиям;
  • если в случае изменения правил системы сертификации производитель не может обеспечить соответствия новым требованиям;
  • если производитель на протяжении длительного времени не поставляет изделий;
  • если производитель не выполнил финансовые обязательства перед органом по сертификации;
  • наличия официальной просьбы производителя;
  • о факте аннулирования сертификата соответствия предприятие-заявитель уведомляется письмом.

3  П л а н и р о в а н и е     

3.1 Работы по надзорному аудиту по сертифицированной системе управления проводятся ОС в соответствии с планом надзорного аудита.

План надзорного аудита составляется ежегодно (за 10 дней до начала следующего года) заместителем руководителя ОС.

3.2 План составляется на основании данных Журнала учета сертификатов на системы управления, который составляется и ведется менеджером по качеству на основании выданных сертификатов соответствия, и утвержденных программ надзорного аудита. Сведенья про предприятие заносятся после выдачи сертификата соответствия на систему управления.

Ведение журнала контролируется заместителем руководителя ОС.

В журнал заносятся ведомости:

  • название заявителя и его местонахождение;
  • название продукции/услуги, касательно которой сертифицирована система управления;
  • номер сертификата соответствия;
  • периодичность аудита, ориентировочные сроки проведения на протяжении всего срока действия сертификата соответствия.

3.3 План надзорного аудита должен содержать такие сведенья:

  • наименование предприятия;
  • наименование продукции/услуги, касательно которой сертифицирована система управления;
  • исполнитель;
  • срок проведения;
  • решение по результатам надзорного аудита.

План надзорного аудита хранится у заместителя руководителя ОС.

Контроль выполнения плана надзорного аудита возлагается на менеджера по качеству.

4  П р о в е д е н и е  

  • разработка программы надзорного аудита;
  • подготовка к надзорному аудиту;
  • проведение надзорного аудита;
  • оформление отчета о надзорном аудите.

4.2 Программа надзорного аудита разрабатывается руководителем группы аудита, который руководил работами по сертификации системы управления, по результатам выполненных работ для каждого конкретного предприятия-заявителя до выдачи сертификата соответствия. Действие программы распространяется на весь срок действия сертификата соответствия.

Программа надзорного аудита составляется для проведения поточной проверки с целью надзорного аудита и содержит конкретные процедуры и уточненные термины проведения проверки, а также состав группы аудита. Состав работ по программе надзорного аудита являются основанием для оформления финансовых документов для оплаты работ по надзорному аудиту.

4.3 На этапе подготовки назначается исполнитель (аудитор), ответственный за проведение данной проверки с целью надзорного аудита.

4.4 Этап осуществления надзорного аудита на предприятии включает в себя:

  • вступительное совещание;
  • проведение проверки согласно программе;
  • заключительное совещание.

4.4.1 На вступительном совещании руководитель предприятия и руководители подразделений, которые подлежат проверке, знакомятся с целью проведения надзорного аудита и его программой, уточняют вопросы размещения и работы группы аудита, взаимодействия аудиторов с представителями предприятия, подготовки и предоставления необходимых материалов, документов, справок.

4.4.2 Каждый аудитор согласно программе технического надзора и поручению руководителя проверки выполняет работу самостоятельно.

4.4.3 Установленные в ходе проверки несоответствия документируются и с подписью аудитора представляются руководителю группы аудита для дальнейшего обсуждения с руководством предприятия и составления отчета о надзорном аудите.

4.5 В конце проверки проводится заключительное совещание с руководством проверенных подразделений. Руководитель группы аудита представляет замечания и выводы по результатам надзорного аудита.

4.6 Предприятие предоставляет ОС информацию о запланированных корректирующих действиях и согласовывает сроки их выполнения. После устранения предприятием несоответствий готовится отчет о надзорном аудите, который подписывается руководителем группы аудита, проводившим проверку, подписывается членами группы аудита, руководителем предприятия и утверждается руководителем ОС.

Руководитель группы аудита подает комплект документов по результатам проведения технического надзора на рассмотрение и экспертизу менеджера по качеству.

Экспертное заключение формируется, подписывается менеджером по качеству и утверждается руководителем ОС или заместителем руководителя ОС (тем, кто не принимал участия в проверки системы управления качеством заявителя).

При положительном экспертном заключении, отчет о надзорный аудит утверждается.

При выявлении несоответствия в работе или документации по проведению аудита, менеджер по качеству немедленно докладывает об этом руководителю ОС. После чего планируются и внедряются корректирующие действия, которые согласовываются, в случае необходимости, с заявителем.

4.7 По результатам надзорного аудита формируется дело, хранится в деле по сертификации данного предприятия-заявителя.

5  О п л а т а

Оплата работ по надзорному аудиту осуществляется заявителем на основании хозяйственного договора на проведение этих работ.

Отрицательное заключение по результатам надзорного аудита не может быть причиной изменения стоимости работ или возврата ранее произведенной оплаты.

6  К о н ф и д е н ц и а л ь н о с т ь

При проведении работ по надзорному аудиту исполнителями должны обеспечиваться требования заявителя о конфиденциальности информации, которые установлены в «Инструкции о порядке обеспечения конфиденциальности информации».

Требования заявителя о неразглашении информации должны быть учтены при разработке Программы надзорного аудита.

7  А п е л л я ц и и

Если заявитель желает опротестовать мероприятия по результатам работ их надзорного аудита или решение об отмене сертификата соответствия, то он предоставляет письменную апелляцию в ОС.

Рассмотрение апелляций осуществляется в порядке и в установленные сроки.

Подача апелляции не останавливает действия принятого решения.